Kỹ năng quản lý thời gian và phân loại công việc theo sơ đồ Eisenhower.

 

Bạn thân mến!

Trong quá trình tôi Huấn luyện Coachee, thì tôi hay thường nghe những câu đại loại như vầy: “ Tôi quá bận rộn, tôi bận cả ngày lẫn đêm, tôi bận lắm, nhiều khi không có thời gian ăn uống và nghỉ ngơi“.

Và hầu như, đây là tình trạng chung, nên tôi quyết định chia sẻ bài viết này nhằm giúp các bạn thoát ra khỏi tình trạng mang tên “ Bận sấp mặt”.

 

Bạn có biết không?

Bạn luôn ở trong tình trạng bận tối tăm mặt mũi là do bạn chưa có kỹ năng quản lý thời gian và phân loại tốt công việc của bạn.

Làm cho các bạn luôn bị cuốn vào vòng xoáy, luẩn quẩn không biết làm gì trước làm gì sau.

Bạn cứ đâm đầu vào làm, làm hì hục, mà kết quả thì mãi trôi lơ lửng, chưa việc nào xong việc nào và thế là lúc nào bạn cũng bận.

Bạn hãy bắt đầu học, và áp dụng kỹ năng quản lý thời gian và phân loại công việc theo sơ đồ Eisenhower cụ thể dưới đây nhé.

Sơ đồ quản lý thời gian Eisenhower là một phát minh của Cựu Tổng Thống Mỹ đời thứ 34.

Ông luôn trăn trở, suy nghĩ “Làm thế nào để Ông có thể đảm nhận và giải quyết được tốt hết công việc của một vị Tổng thống, mà ông vẫn có thời gian dành cho bản thân và gia đình“ ?

 

Cụ thể Sơ đồ quản lý thời gian Eisenhower gồm có 4 phần tương ứng với 4 ô của 2 đường thẳng cắt nhau như hình vẽ

Phần 1: Ô thứ 1, các công việc Khẩn cấp và quan trọng ( Việc gấp mà chỉ có bạn giải quyết được, việc đến hạn deadline, việc đã trễ deadline lâu rồi mà vẫn chưa xong gây ảnh hưởng đến những công việc khác…)

→ Đây là ô mà bạn cần phải quan tâm chú ý và tập trung thời gian hoàn thành ngay đầu tiên.

Phần 2: Ô thứ 2, các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp ( Việc học hành, Lên kế hoạch cho dự án trong tương lai, phát triển bản thân…)

→ Đầy là ô mà bạn cần phải quan tâm thứ 2 và lên kế hoạch để giải quyết từ từ từng công việc.

Phần 3: Ô thứ 3, các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng ( Là những việc ngoài bạn ra thì người khác vẫn có thể làm được như Nội trợ, gõ văn bản, giao hàng, lấy hàng…)

→ Đây là ô mà bạn cần phải giao hay ủy quyền cho người khác làm, để bạn có thời gian và năng lượng tập trung cho ô thứ 1 và 2.

Phần 4: Ô thứ 4, các công việc vô bổ ( Tán dóc, lướt mạng xã hội hàng giờ, 8 phiếm chuyện người khác với bạn bè…)

→ Đây là ô mà bạn cần phải loại bỏ và không cần quan tâm vì nó chỉ làm mất thời gian và gây nhiều ảnh hưởng không tích cực đến với bạn.

*Các bước áp dụng sơ đồ Eisenhower như sau:

Bước 1: Bạn hãy liệt kê ra hết tất cả công việc bạn đang làm hiện tại ra giấy ( List càng nhiều càng tốt)

Bước 2: Bạn hãy phân loại và lùa List các việc bạn vừa phân loại ở trước trên vào 4 ô của sơ đồ Eisenhower.

Bước 3: Sau đó bạn chỉ tập trung thời gian và công sức của bạn vào Ô thứ 1 trước để giải quyết những việc Khẩn cấp + quan trọng.

Lưu ý: Khi xác định ra được việc nào cần làm trước tiên, bạn hãy vạch ra cho việc đó 1 bản kế hoạch cụ thể, bạn sẽ thấy rõ được công việc đó cần phải hoàn thành như thế nào? trong thời gian bao lâu? rất dễ dàng.

Bên cạnh đó, bạn hãy áp dụng thêm phương pháp One Thing ( Nguyên tắc làm 1 việc).

Tức là bạn chỉ tập trung giải quyết 1 việc duy nhất vào 1 khung giờ nhất định. Tránh tình trạng 1 lúc bạn làm 2,3 việc thì kết quả công việc sẽ không năng suất và bạn lại rơi vào trạng thái bận rộn.

Nếu bạn chưa rèn được kỹ năng tập trung cao độ vào 1 việc thì hãy áp dụng thêm phương pháp Blocktime 2 giờ ( Chỉ giải quyết 1 công việc quan trọng trong một khung 2 giờ, và mọi việc khác đều là xao nhãng).

Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp làm việc Pomodoro ( Làm việc 25 phút nghỉ ngắn 5 phút, xong 3 phiên 25 phút bạn nghỉ dài 15 phút).

 

Bạn thân mến!

Tôi vừa chia sẻ cho bạn, cách quản lý thời gian và phân loại công việc theo sơ đồ Eisenhower rất đơn giản và dễ hiểu.

Tôi đã áp dụng cho bản thân và toàn bộ Học viên của tôi rất thành công.

Bạn hãy tìm hiểu và áp dụng riêng cho bản thân bạn nhé.

Hãy nhớ 1 điều rằng “ Làm việc chăm chỉ là tốt, nhưng làm việc thông minh sẽ giúp bạn đạt được năng suất cao hơn, trong thời gian ngắn hơn”.

Chúc bạn thành công!

 

Thân mến!

Diễm Trainer/Life Coach

 

Leave A Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.